Lisnajelek

Organisasi tentunya terdiri atas sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama. Dapat dibayangkan apabila seluruh orang di dalam sebuah organisasi berjalan sendiri-sendiri tanpa mau tahu apa yang dilakukannya sudah sesuai dengan tujuan organisasi atau belum, yang akan terjadi adalah kehancuran bagi organisasi tersebut, padahal sebuah organisasi dibentuk atas asumsi bahwa organisasi tersebut akan menjadi ongoing entity. Agar tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dicapai dengan baik oleh seluruh orang yang ada di dalam organisasi, maka diperlukan suatu sistem informasi yang tepat dan dapat menunjang seluruh kebutuhan dalam organisasi.


Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien (http://id.wikipedia.org).

Dengan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan, seluruh data yang menjadi sumber informasi dalam organisasi akan terintegrasi, baik di dalam satu divisi, antara satu divisi dengan divisi lainnya, antara perusahaan dengan supplier, antara perusahaan dengan distributor, bahkan antara perusahaan dengan konsumen. Dengan keterkaitan tersebut, maka kelangsungan bisnis perusahaan akan dapat berjalan dengan baik dan optimal. Kebanyakan organisasi menganggap bahwa sistem informasi adalah sesuatu yang berhubungan dengan teknologi dengan perangkat-perangkat yang sangat mahal, padahal tidak selalu seperti itu, meskipun memang ada beberapa teknologi sistem informasi yang sangat mahal yang biasanya digunakan oleh dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan-perusahaan yang memiliki proses bisnis yang lebih kompleks.

Bagaimana agar sebuah organisasi tidak salah dalam menerapkan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut merupakan hal yang harus dipikirkan secara matang. Organisasi harus mengerti betul bisnis apa yang dijalankan dan bagaimana proses di dalam bisnis tersebut, dengan begitu organisasi tersebut dapat mengetahui apa kelebihan dan kekurangannya dan menyadari dengan tepat apa sebenarnya yang dibutuhkan agar bisnis yang dijalankan dapat dikelola dengan lebih optimal, sehingga tujuan organisasipun dapat dicapai.
Terdapat tiga komponen dalam Sistem Informasi, yaitu information technology, business process, dan people.





Dari ketiganya, hal yang paling rumit untuk dikelola adalah manusia yang ada di dalam organisasi itu sendiri, karena tiap manusia tentunya memiliki karakter yang berbeda satu dengan yang lainnya. Beberapa contoh perusahaan-perusahaan yang sukses yang memiliki sistem informasi yang baik dengan penerapan information technology yang sesuai adalah PT Anugrah Argon Medica (AAM), PT Bank Central Asia Tbk., PT Asuransi Allianz Utama Indonesia, PT Danareksa (Persero), PT Vico Indonesia, PT Bentoel Prima, PT Goldschmidt Sumi Asih, PT Garuda Indonesia (Persero), PT Telekomunikasi Indonesia Tbk. Perusahaan-perusahaan tersebut merupakan peraih juara pertama dalam Warta Ekonomi E-Company Award 2008 yang digelar oleh Majalah ekonomi dan bisnis Warta Ekonomi (www.wartaekonomi.co.id).

Perusahaan-perusahaan yang telah disebutkan sebelumnya sangat memahami proses bisnisnya, sehingga mereka dapat menentukan dengan tepat teknologi informasi yang dibutuhkan bagi kelangsungan dan keuntungan jangka panjang perusahaan. Selain itu, satu hal yang paling penting, mereka memiliki manajemen yang baik terhadap orang-orang yang bekerja didalamnya agar orang-orang tersebut dapat menjalankan dan mengelola teknologi sistem informasi dengan optimal.

Namun tidak sedikit perusahaan yang mengeluarkan banyak biaya untuk memperbaiki teknologi dalam sistem informasinya secara berlebihan tanpa tahu kegunaannya sehingga investasi yang besar itu tidak dapat digunakan secara maksimal. Hal tersebut terjadi karena perusahaan-perusahaan tersebut tidak mengerti proses bisnis yang mereka jalankan, selain itu orang-orang didalam perusahaan juga belum siap dalam mengelola teknologi informasi, sehingga pada akhirnya usaha tersebut membuang banyak waktu, tenaga, dan biaya.


SISTEM INFORMASI ALFAMART



Siapa yang tidak kenal Alfamart?? PT Sumber Alfaria Trijaya (SAT) atau Alfamart merupakan perusahaan nasional yang didirikan pada 27 Juni 1999. Alfamart bergerak dalam bidang perdagangan umum dan jasa eceran yang menyediakan kebutuhan pokok dan sehari-hari. Alfamart dapat dimiliki masyarakat luas dengan cara kemitraan. (www.alfamartku.com)

Di tahun 2009, alfamart menargetkan terbentuk 500 toko lagi. Sebelumnya pada 2007 jumlah gerai Alfa mencapai 2.266 dan meningkat menjadi 2.750 gerai pada akhir 2008 dengan total 31 ribu karyawan. Dalam proses pengadaan barang bagi tiap gerai, PT Sumber Alfaria Trijaya yang merupakan pengelola dan pemilik hak franchise minimarket Alfamart, membangun sendiri gudang pusat distribusi atau distribution center untuk menunjang kebutuhan masing-masing gerai. Satu gudang mampu menyalurkan produk-produk di 300 hingga 400 gerai Alfamart yang berada di sekitar lokasi gudang (indocashregister.com). Bisa dibayangkan apabila salah satu gudang yang dimiliki Alfamart mengalami kerusakan, 300 gerai Alfamart tentu tidak dapat beroperasi dengan baik. Lini distribusi kini lebih efisien, berbeda dari kondisi tahun 2001 yang masih menggunakan pola kerja sederhana di mana kegiatan order barang pada saat itu masih menggunakan hardcopy. Namun, kini dengan jaringan district center yang mencapai 12 titik, tidaklah cukup dilakukan secara manual, karena satu district center Alfamart mencakup 250-500 toko.

Untuk mencapai kesuksesan dan mengalami perkembangan hingga saat ini, semua tidak lepas dari pengelolaan yang baik atas ketiga komponen dalam sistem informasi Alfamart:
Proses Bisnis
Guna mewujudkan visi dan misi perusahaan, ada 6 kunci utama yang dipegang PT SAT. Pertama, konsep bisnis yang jelas. Kedua, komitmen dari shareholder. Ketiga, ada pemimpin yang mengarahkan (persamaan persepsi). Keempat, the dream team. Kelima, rencana pengembangan bisnis yang terukur. Keenam, bisnis proses yang benar.
Dalam bisnis ritel, beberapa faktor yang perlu diperhatikan untuk kesusksesan usaha seperti ini adalah: district center, SDM, konsep lokasi, ketersediaan barang (merchandise), dan bagaimana bisa membuat komunikasi lebih cepat.
Selain itu dalam minimarket, item-nya tidak terlalu banyak, tapi dituntut harus fokus. Karenanya, dibuatlah struktur pembagian kerja yang dijalankan melalui 9 divisi: operasional, merchandising, pemasaran & pengembangan bisnis, waralaba, TI, keuangan dan administrasi, HRD, pengembangan korporat & audit.

Teknologi Informasi
Dengan banyaknya gerai Alfamart, tentu diperlukan sistem yang terintegrasi antarsatu toko dengan toko yang lain untuk mendata transaksi dan membuat laporan yang juga terhubung pada sistem TI secara keseluruhan. Namun SAT memahami bahwa Alfamart merupakan minimarket dengan proses bisnis yang tidak sekompleks supermarket ataupun hipermarket. POS (Point of Sale) umumnya dipakai pada jenis supermarket besar atau department store. Adapun toko supermarket kecil seperti Alfamart baru sebatas menggunakan jenis cash register. Fitur-fitur utama sistem cash register:
• Sales, Inventory, Mutasi Persediaan. Mencakup sistem penjualan (sales) yang terhubung dengan modul persediaan barang (inventory). Setiap transaksi penjualan akan otomatis mengurangi jumlah persediaan yang ada.
• Beragam Jenis Laporan.Tersedia beragam jenis laporan mulai dari penjualan, kartu stock, sisa persediaan, barang yang habis (dibawah batas minimum), dsb.
• Variasi Cara Bayar. Software cash register mendukung pembayaran baik secara tunai ataupun non-tunai: credit card, cash tunda, dsb.
• Support Barcode Reader. Sesuai kebutuhan software cash register di design secara khusus untuk dapat dihubungkan langsung dengan mesin barcode reader.
• FIFO Dan Average. Tersedia dua pilihan metode perhitungan harga pokok persediaan barang: FIFO dan Average (Rata-Rata).
• Multi User. Sistem cash register dapat diakses oleh banyak user secara bersamaan. Dengan proteksi nama dan password untuk setiap user pengguna. Hak akses setiap user dapat ditentukan dan dibatasi secara rinci. Dilengkapi fungsi audit trail untuk mencatat aktifitas user.
• Export Laporan Ke Excel. Laporan selain dapat di print dan tampilkan (preview) ke layar. Dapat di export dan simpan dalam bentuk document Microsoft Excel.
• Open Integrasi Sistem Lain. Dengan tersedianya SDK (Software Development Kit) memungkinkan sistem cash register digabungkan ("integrasikan") dengan sistem yang ada saat ini. Atau kebutuhan sistem baru dimasa datang (atau software vendor lain).
• Database Khusus Financial Accounting. Menggunakan database khusus untuk pengolahan data financial accounting skala besar Microsoft SQL Server (tersedia pilihan free edition). Dapat sepenuhnya menjaminan akurasi perhitungan dan melindungi anda dari masalah kerusakan data, kehilangan data, dsb.

Selain itu, untuk dapat terus memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya, Alfamart membentuk komunitas dengan kartu AKU. Dengan kartu AKU, database pelanggan dapat digunakan oleh Alfamart untuk melakukan continuous improvement dan secara tidak langsung juga dapat digunakan untuk terus melayani konsumen dengan lebih baik lagi.

Sumber Daya Manusia (people)
Untuk strategi pengelolaan SDM, manajemen membuat kombinasi para profesional yang berpengalaman (senior) dengan karyawan yang masih fresh, sehingga akan ada yang ditunjuk sebagai pemimpin untuk membentuk budaya kerja tim. Bentuk pelatihan dirancang sesuai dengan karier. Sebagai informasi, di organisasi toko Alfamart jabatan terendah adalah kasir, lalu naik ke pramuniaga, berikutnya merchandiser, kemudian asisten kepala toko, dan tertinggi kepala toko. Tahap pelatihannya, dari basic, intermediate hingga advance. Untuk posisi terbawah, bentuk pelatihannya tergantung pada hasil uji kompetensi, apakah perlu latihan dasar dulu ataukah langsung intermediate, bahkan advance. Karyawan dengan masa kerja setahun, tapi telah menguasai paket advance, dapat dipromosikan ke jabatan lebih tinggi. Contoh, seorang kasir yang telah mengikuti uji kompetensi dan bekerja dengan baik, maka paling tidak butuh waktu 3-4 tahun untuk menjadi kepala toko. Gambaran lain, seorang merchandiser diperkirakan butuh waktu 6-12 bulan untuk naik pangkat sebagai asisten kepala toko (www.swa.co.id). Dengan sistem manajemen yang seperti ini, seluruh karyawan tentu sangat memahami apa yang dia kerjakan, sehingga proses bisnis didalamnya dapat berjalan dengan baik.

Dengan terus mengelola secara tepat ketiga komponen dalam sistem informasi yang merupakan satu kesatuan yang saling mendukung, target alfamart di tahun 2009 kemungkinan besar dapat dicapai. Namun lingkungan persaingan juga merupakan salah satu faktor penting yang harus terus dipantau. Selain itu teknologi merupakan sesuatu yang terus berkembang, oleh karenanya Alfamart harus menjadi ritel yang flexible dan tidak menjadi sombong karena berbagai penghargaan yang telah diraihnya melainkan menjadikan berbagai penghargaan tersebut menjadi motivasi untuk terus melakukan continuous improvement.

 Edit Post